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惠普客户案例分析 彩色打印服务节约30%成本

2017-10-09 14:25

  “我们根本没办法控制保密性,而且打印机的使用无法得到和,因此无法制定增长计划。可以说,打印和成像是一门黑色艺术。”

  “我们是马来西亚国内实施这一整套功能的第一家公司;但是现在,人们很容易就能接受这种新解决方案,他们清楚双面打印是强制性的,所有打印作业都受到而且他们无需担心耗材,”Poh博士说道,“文件夹打印和电子邮件打印尤其令人惊讶,对于发布备忘录等工作尤其有用。以前,需要将它们打印出来,签名,然后以办公邮件的形式发送出去。而现在,可以将它们扫描然后发送给特定邮件组中的收件人。通过惠普数字发送软件(HP Digital Sending Software)实现这种电子通信方式将成为Sime Darby努力确保可持续发展未来这一和愿景的组成部分。”

  Sime Darby人力资源部主管Poh Chze Yub博士表示:“该部门只有40人,却有来自3家不同厂商的15台设备。储物柜里放满了价值数千马币(RM)的不同类型的耗材。这是一个非常棘手的问题,因为耗材都是通常非标准方式临时购买的。成像和打印设备在不断老化,而且费用非常高,而新打印机可以任没有专业操作经验的人随意使用。作为身份的象征,办公室里还有很多个人打印机,我们非常担心会有人通过部门的3台联网打印机打印保密的人力资源文档。”

  Sime Darby向惠普、理光、佳能、东芝和富士施乐招标。3家被淘汰,东芝的产品太贵,而理光的机器无法和Sime Darby正在使用的HID非接触式IC卡兼容。惠普成功地实施了一项为期两个月的试验项目,最终与Sime Darby签署了为期3年的打印管理服务(MPS)合同。Sime Darby用3台惠普多功能打印机(MFP)替换了原有的15台老式打印机。

  Poh博士说:“由于规模很大,Sime Darby选择使用惠普这样的1级厂商作为服务提供商,厂商的服务承诺非常关键。惠普在招标中脱颖而出的一个重要原因是,惠普马来西亚团队能够提供出色的售后支持服务。”

  HP MPS合同的核心是具有打印、复印、扫描和传真功能的惠普多功能打印机。这些设备都是从惠普租赁的,每月支付使用费,另外还要按次收费。惠普使用HP Web Jetadmin软件来从远程进行设备,实现主动故障诊断和耗材补充。

  实施阶段的一项重要工作是Sime Darby员工同意不再使用个人打印机,转而接受联网打印的。首先,惠普项目得到了公司最高管理层的支持,然后举行了多次“亲手实践”会议,让员工有机会查看并了解全新的惠普打印机,然后再将他们的个人打印机撤走。让广大员工普遍接受这一方案的一个关键点是,每个人都不能再使用个人打印机,无一例外。

  “我们的惠普打印管理服务(HP Managed Print Services)合同为我们带来了一套先进而强大的成像和打印基础架构,不仅易于和,而且比过去更合理有序。”

  Sime Darby目前正在探索如何使用该基础架构来支持其法规遵从工作。由于公司正努力将业务扩张到更多国家,这项工作变得越来越重要。更高效的文档管理机制是另一个值得关注的新领域。通过这种新机制可以捕获发来的文件,进行扫描并根据条码在工作流程内进行组织,确保文档严格按关标准和流程进行处理。

  “总之,该项目帮我们搭建设了一套先进的打印和成像基础架构。它不仅运行正常,而且为我们以高度结构化的有效方式尝试新业务搭建了一个平台。”

  假设打印量每年以10%的速度增长,按净现值(NPV)为8%的方法计算总体拥有成本(TCO),那么今后5年内可以节约692,000马币(约合207,000美元)的成本。成本中约10%是购买彩色打印耗材的费用,因此Sime Darby对惠普的彩色打印耗材也留下了非常好的印象,因为这些材料平均要比其它同类解决方案低30%。

  为了稳固并进一步扩展其全球业务,Sime Darby非常注重采用最先进的技术和简化的流程。而最近,这一工作的重点是其成像和打印。

  总部位于吉隆坡的Sime Darby Berhad业务遍及20个国家和地区,在全球范围内共有100,000多名员工,是一家成功的跨国企业集团。公司旨是在核心业务领域占据全球领先地位。

  Poh博士表示:“由于公司通过合并得到了发展,而且工作重点发生了变化,所以对成本节约情况进行对比的条件不存在了。例如,过去纸张浪费情况非常严重,但我们没有进行,因为没有合适的基础架构来完成这一工作。现在,合并已完成,情况日趋稳定,我们将能够为未来得出结论创造有利条件。”

  Sime Darby采用了JetMobile的SecureJet?安全移动打印打印解决方案。打印作业被发送到中央服务器上,然后用户可以从任何联网的打印机上收取打印件,只需使用非接触式IC卡进行身份验证即可。此外,公司还采用了Capella Technologies公司的MegaTrack应用,来所有打印、复印或传真操作。

  然而,这才是整个故事的开始。公司与惠普签署的HP MPS合同非常成功,因此又签署了一份5年期合同,由惠普为拥有1200多名员工、每年打印量超过400万页的Sime Darby集团总部提供全面的打印服务。35台惠普多功能打印机、5台用于特殊应用打印的专用打印机和3台经过的惠普打印机取代了84台理光、佳能和老式惠普打印机。后来,公司的5个部门总部也实施了HP MPS项目。

  “总之,该项目帮我们搭建了一套先进的打印和成像基础架构。它不仅运行正常,而且为我们以高度结构化的有效方式尝试新业务搭建了一个平台。”

  Sime Darby确信,新的HP MPS协议将帮助他们节约成本,减少纸张浪费。然而,由于最近进行了合并,公司到现在为止还无法对使用新老打印的情况进行直观现实的对比。

  马来西亚企业集团Sime Darby需要更换其日益老化、管理起来越来越难而且费用越来越高的多厂商成像和打印设备。除了降低成本,公司还希望能够更高效地其打印基础架构、更有效的控制打印,以使Sime Darby得以满足不断增长的打印需求。

  这一情况始于集团人力资源(HR)部,这里着大量来自不同厂商的老旧设备,效率低下而且费用很高。

  Sime Darby的核心业务包括种植、房地产、汽车、工业、能源和公共事业,公司在医疗卫生市场上的份额也在不断增加,目前还正在进军中国市场。2007年,公司与Golden Hope Plantations Berhad及Kumpulan Guthrie Berhad合并,成了马来西亚国内市场总值最高的公司之一,同时也是全球最大的已上市的棕榈油生产商。